事業(yè)單位文秘專業(yè)知識(shí)—秘書工作的特征與規(guī)律

　　一、秘書工作的特征

　　(一)秘書工作的本質(zhì)特征

　　秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者，并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此，綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為：(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)。(3)秘書人員在處理任何問題時(shí)，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。

　　(二)秘書工作的一般特征

　　秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外，還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn)，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：(1)政治性。由于我國(guó)的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國(guó)家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔(dān)。(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。(4)事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來決定的。(5)靈活性。這是因?yàn)槊貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力，從而靈活處理問題。

　　二、秘書工作的規(guī)律

　　(一)秘書工作的基本規(guī)律

　　1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)

　　秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。

　　2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件

　　由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的，主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時(shí)期的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問題漸趨復(fù)雜化，因此，秘書人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件。

　　3.滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力

　　設(shè)立秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化，將會(huì)對(duì)秘書部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求，這必然推動(dòng)秘書工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以，滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力。

　　4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志

　　領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒有，只有更好”。而從秘書工作的價(jià)值角度來看，一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員提供服務(wù)的滿意程度越高，領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效越明顯，秘書工作的價(jià)值就越大。因此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志。

　　秘書人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書工作的普遍規(guī)律，正視秘書工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價(jià)值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。

　　(二)秘書工作的具體規(guī)律

　　秘書工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn)：

　　1.秘書參謀活動(dòng)的規(guī)律

　　所謂秘書的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段，以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí)：(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。(3)秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。

　　2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律

　　辦公室作為秘書工作的主要場(chǎng)所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中，應(yīng)注意以下規(guī)律： (1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí)。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

　　3.秘書寫作活動(dòng)的規(guī)律

　　寫作作為秘書人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實(shí)踐中，經(jīng)過人們逐漸總結(jié)和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)： (1)秘書人員的知識(shí)、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。(2)秘書人員的思想觀點(diǎn)，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書寫作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。(5)秘書起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。

　　秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿，對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。

　　此外，在秘書調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書專項(xiàng)活動(dòng)中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容，摸索和掌握秘書工作的內(nèi)在規(guī)律，并自覺用于指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。

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（責(zé)任編輯：李明）